メールを送信する際のマナー

気軽に送信できても手紙と同じ

友人とコンタクトを取る際にメールを活用している方も多いはずです。
親しい間柄の友人同士では、メールを送信する際に気を使うことはほとんどないはずです。
しかし、仕事でメールを送信する場合には同じわけにはいきません。
丁寧な手紙を書く時と同じように捉えて、正しいマナーをしっかり守ることが大切です。
相手に内容がわかりやすく伝わるようにして、基本的なマナーをきちんと守りながら記載してください。

件名は必ず入れる

ビジネスメールでは必ず件名を入れるのが正しいマナーになります。
これは迷惑メールなのか、仕事の大事なメールなのかをひと目で判断するために必要になることから、内容がわかる件名を入れることが大切です。
送り主を判別してもらうためにも、あなたの名前や社名などを入れておくとよりわかりやすいでしょう。

本文の書き方

肝心のメール本文では冒頭に宛名である相手の社名や所属している部署、相手の氏名を記載してください。
手紙を送る時と同様に、社名には御中、名前には様と入れるようにしてください。
本来であれば社名と部署、名前をそれぞれ一行ずつ変えるのが正しい書き方とされています。

内容を書き出す際には「いつもお世話になっております」「お疲れ様です」という言葉を入れて、いきなり本題に入らないようにすることが正しいマナーとされています。
手紙を送る際にも最初に時候の挨拶文を入れるのと同様だと考えてください。
本題では相手が見やすいように書くのが基本です。

あまり一文が長くなりすぎると見にくいので、一行は35文字程度で折り返すようにするとかなり見やすくなります。
必要に応じて箇条書きにするなどの工夫をすると更に見やすい文章になります。
メールでは必要の無いことを長々と書いてしまうと相手にも迷惑がかかってしまうので、必要最小限に抑えて簡潔にまとめることが大切です。

内容を全て書き終わったら最後にあなたの社名、氏名、住所、電話(固定、携帯)などを記載してください。
メールの送り主が誰であるのかを示すという意味だけでなく、後日書類などを発送してもらうことになった場合などの必要な情報になります。
これらの情報は定型文として登録しておくと、必要な時にすぐ呼び出して記入することができるので便利です。

同じ内容を一斉送信する場合

メールを複数の人に一斉送信したい場合、BccとCcのどちらを選ぶべきかわからないという方も多いです。
Bccはメールを受け取った方以外に誰に送信したのか相手には判別することができないようになっていますが、Ccの場合はメールを受け取った人全てにメールアドレスがわかるようになっています。
どちらも必要に応じて使い分けてビジネスメールの達人になるようにしましょう。